La importancia de hacer balance

abril 15, 2013 § Deja un comentario

Llámalo balance. Llámalo conclusiones o informe final. Llámalo resultados o, si quieres, evaluación de resultados. Lo llames como lo llames es fundamental hacerlo

En comunicación nos atraen mucho las “primeras piedras”. Somos capaces de organizar actos de presentación espectaculares, inauguraciones de todo tipo y e incluso “premieres” de iniciativas de distinta condición y presupuesto.

Presentamos, damos a conocer, difundimos ese acto inaugural… pero lo que realmente le interesa a los medios son los resultados de aquello que hacemos.

Por eso tenemos que marcar con letras rojas la necesidad de evaluar y presentar los resultados, nuestros resultados, con la misma preparación e intensidad como lo hacemos con las “primeras piedras”.

¿Qué podemos evaluar?

  • Absolutamente todo lo que hagamos con nuestra institución o empresa. Se trata de una evaluación técnica que debe buscar su difusión a través de nuestros canales de comunicación. Debemos hacerlo incluso si los resultados no han sido todo lo bueno que esperábamos.

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¿Cómo debemos hacerlo?

  • Cuantificando los resultados. No hay cosa que nos guste más a los periodistas que datos contrastados y de una fuente fiable. Pues bien, esa fuente debe ser nuestra institución o empresa.
  • Haciendo accesible y entendible esa cuantificación. Debemos interpretar los datos, relacionarlos con años anteriores, insertarlos en un contexto para que puedan ser entendidos a la primera.
  • Presentando de forma adecuada. Con una buena nota de prensa de apoyo, con estadísticas y cuadros, con imágenes, por ejemplo, del “antes y el después” de una obra de construcción o proyecto.
  • Presentando en el tiempo adecuado. Un balance de una actividad debemos presentarlo al día siguiente de su fin. O mejor, justo antes de que termine. De nada vale hacer un informe final dos meses después de haber terminado un proyecto y presentarlo entonces a los medios. No nos darán ni una sola línea.
  • Presentando en el lugar adecuado. En nuestra sala de prensa o en el lugar donde se ha desarrollado el acto o se ha concluido el proyecto. Debemos elegirlo de la forma más cuidadosa.

¿Qué resultados podemos obtener?

  • Atención mediática. Lograremos captar la atención de los medios.
  • Autoexigencia. Al saber que vamos a evaluar nuestras acciones y presentarlas a los medios situaremos un escalón por encima nuestro nivel de exigencia.
  • Hacer mejor las cosas. Cuando presentemos a los medios nuestro balance lograremos entender también qué podemos mejorar.
  • Mejorar nuestra imagen pública. Al presentar nuestros resultados ofrecemos una imagen seria, segura, fiable y confiable. Justo aquello por lo que trabajamos en el día a día de cualquier departamento de comunicación.

En ocasiones nos esforzamos mucho por nuestras “primeras piedras” pero, sin duda, las más apasionantes son las que vienen después. No es una idea mía sino de un amigo.

En comunicación sucede algo similar.

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En situaciones de emergencia… pocas palabras bastan

abril 6, 2013 § Deja un comentario

Emergencias y catástrofes. Los peligros de la naturaleza también han de tenerse en cuenta en un plan de comunicación. Sobre todo si se trata de una institución pública que debe responder ante una urgencia que plantea riesgos para la población. Me refiero a episodios como los que hemos vivido en las últimas semanas de inundaciones en buena parte de España.

En estos casos ¿Cómo se debe comunicar?

Una norma fundamental: la comunicación que ofrezca la entidad debe estar guiada por el Plan de Emergencias de esa organización.

En esos planes de emergencia hay siempre un apartado dedicado a la comunicación con los ciudadanos. Así pues hay que seguir sus indicaciones.

En lo que respecta al departamento de Comunicación:

  • Establecer canales de comunicación interna con el Gabinete de Crisis técnico y político. También deberemos verificar cualquier otra información que nos llegue por canales distintos.
  • Adaptar nuestros canales de información permanente (redes sociales, web) para que las informaciones de emergencia ocupen lugares destacados.
  • Ampliar la actualización y periodicidad de nuestras informaciones a los medios de comunicación teniendo en cuenta sus horarios de cierre. De esta forma podemos ofrecerles una última hora actualizada. En este aspecto podemos por ejemplo informar mediante herramientas tipo whatsapp o line de forma directa a los teléfonos de los redactores encargados del tema.

En cuanto al qué y al cómo comunicar…

  • Pocas palabras pero exactas. Nuestros comunicados deben ser muy precisos y austeros. Es necesario huir del lenguaje técnico.
  • Pocas palabras pero manteniendo siempre los mismos mensajes.
  • Pocas palabras pero con una periodicidad constante. Debemos aumentar la frecuencia de nuestros mensajes, sobre todo por medio de las redes sociales que funcionan muy bien para mensajes de alerta.
  • Pocas palabras pero siempre atender a los medios. Es necesario atender todas y cada una de las demandas de información.
  • Pocas palabras pero teniendo en cuenta horarios de cierre y de informativos para ofrecer la información actualizada.
  • Pocas palabras pero con una información constante al ciudadano a través de todos los recursos informativos de los que dispongamos: medios de comunicación, pero también web, RRSS y si tenemos newsletter.

En estos casos de emergencias los medios de comunicación colaboran de forma muy valiosa. Es aquí cuando pueden ofrecer esa información de servicio público tan necesaria.

Si disponemos de perfiles en redes sociales…

  • Los ciudadanos nos ofrecerán informaciones a pie de calle. Debemos siempre contrastar la información y dar valor a aquellos mensajes que puedan ayudar a la situación.
  • Debemos responder con información contrastada a los mensajes de nuestros seguidores.
  • Podemos redifundir o retuitear aquellos mensajes que sean seguros y fiables.
  • Podemos crear comunidad en nuestras redes sociales haciendo partícipes a todos del desarrollo de los acontecimientos y de las necesidades concretas.

Y, por supuesto, siempre tranquilidad. Ante una emergencia hay que mantener la calma en todos los niveles de gestión… también en la dirección de comunicación.

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